Operative Prozessexzellenz

Schlank und agil, flexibel und steuerbar – das sind nur einige von vielen Qualitäten, die ein idealer Prozess besitzen muss. Bestmögliche operative Abläufe sind die Basis für den Erfolg, auch das Gelingen ihrer digitalen Transformation hängt davon ab. Damit der Operations-Bereich das Potenzial der Digitalisierung ausschöpfen kann, spielt – neben der integrierten Planung – die Prozessexzellenz eine Schlüsselrolle. 

Diese Prozessexzellenz erreichen Unternehmen nur, wenn sie ihre Prozesslandschaft kontinuierlich überprüfen und verbessern. Dabei können sie sich neuer digitaler Werkzeuge für das Prozessmanagement bedienen, die die Prozessoptimierung stark vereinfachen und beschleunigen. Mit harmonisierten Abläufen schaffen sie die Basis einer funktionsübergreifenden Integration. Optimierungstools helfen zudem, Prozesse kollaborativ in Teams zu bearbeiten, wobei Tasks und Workflows die Transparenz und Geschwindigkeit der Projekte steigern. Via Cloud-Computing stehen die Werkzeuge auch als Software-as-a-Service-Lösung bereit, sodass Unternehmen anforderungsgerechte Leistungen mit geringem Aufwand nutzen können.

Prozessoptimierung gelingt am besten mit einem ganzheitlichen Ansatz und unterstützt von leistungsfähigen IT-Systemen. Dabei erlaubt SAP S/4HANA durch die Kombination von In-Memory-Technologie und einem radikal vereinfachten Datenmodell, dass Informationen in Sekundenschnelle zur Verfügung stehen und so Entscheidungen in Echtzeit ermöglicht werden. Zusätzlich sind Weiterentwicklungen bei Datenmanagement, Prozessintegration, Datenverarbeitung und -analyse beste Voraussetzungen für eine konsequente Ausrichtung auf digitale und durchgängig harmonisierte, optimierte Prozesse. 

Der Nutzen entsteht aus transparenten und agilen Prozessen, die systemseitig und organisatorisch über alle Unternehmensbereiche integriert und klar strukturiert sind. Gerade für komplexe Bereiche wie Beschaffung, Produktion und Supply Chain Management ergeben sich daraus vielfältige Möglichkeiten, um Prozessinnovationen umzusetzen. Diese können beispielsweise Predictive Maintenance, Vendor-Managed Inventory und Remote Services umfassen. 

Wer Prozesse optimieren will, muss ihren Status quo und die Anforderungen an sie kennen. Das Process Mining analysiert Prozesse mithilfe digitaler Spuren, die bei deren Ausführung entstehen. Diese Event-Logs protokollieren die Aktivitäten samt den zugehörigen Attributen wie Zeitstempel, Start- und Endpunkt, Standort, Status und Bearbeiter. Process-Mining-Tools verwandeln die Massendaten aus Log-Dateien mithilfe von Algorithmen in wertvolles Prozesswissen.

Hierfür gibt es drei Methoden. Process Discovery generiert aus den Event-Logs ein Modell der Prozessrealität und schafft Transparenz. Conformance Checking vergleicht einen Ist-Prozess mit dem bestehenden Referenzmodell und zeigt Abweichungen auf, die zu höheren Kosten, Mängeln und Compliance-Verstößen führen können. Model Enhancement analysiert das Prozessmodell bezüglich Optimierungspotenzialen wie Warte- und Liegezeiten, Engpässen und nicht prozesskonformen Aktivitäten. Process-Mining-Tools beschleunigen die Prozessoptimierung ganzheitlich – von der Dokumentation und Modellierung über die Analyse bis hin zur Performancemessung der neuen Abläufe.

Auch Robotic Process Automation (RPA) trägt zur Prozessexzellenz bei, denn es steigert die Effizienz und entlastet Mitarbeiter von zeitraubenden Aufgaben. Ähnlich wie physische Roboter, die in der Fertigung zum Alltag gehören, übernehmen Software-Robots regelbasierte, repetitive Tätigkeiten. Sie führen vorrangig Routinejobs aus; ausgestattet mit künstlicher Intelligenz können sie aber auch komplexe Prozesse übernehmen. Daraus entstehen neue Anwendungen wie die Automatisierung von Materialbestellungen, die Erfassung von Rechnungsdokumenten oder die Freigabe von Produktionsaufträgen.

Großes Potenzial bietet RPA bei Aufgaben, die massenhaft ausgeführt werden müssen. Auch bei Systembrüchen machen sich Robots bezahlt, da sie Übertragungs- und Klickaktivitäten übernehmen, die per Hand viel Zeit kosten. Robots kommunizieren aber auch mit Anwendern, steuern Aktivitäten, überwachen die Performance, prognostizieren Ergebnisse und erstellen Reports.

Da RPA manuelle Abläufe nachbildet, lassen sich entsprechende Tools relativ einfach implementieren; die Prozesse müssen nicht grundlegend geändert werden. Gleichzeitig sind Robots skalierbar und arbeiten Prozesse rund um die Uhr regelbasiert und mit minimalem Fehlerrisiko ab. 

Ergänzend zu klassischen Methoden ermöglichen neue Technologien bei überschaubarem Aufwand einen beträchtlichen Fortschritt bei Durchlaufzeiten, Kosten, Qualität und Kundenerfahrung. Attraktiv ist die kurze Amortisationszeit: Process-Mining- und RPA-Projekte lassen sich schnell umsetzen; schon einfache Lösungen bringen Verbesserungen und sind damit ein erster Schritt zur operativen Exzellenz. Langfristig kann die Grundlage für optimierte Prozesse durch eine leistungsstarke IT-Infrastruktur basierend auf SAP S/4HANA geschaffen werden. Um alle Potenziale zu nutzen, sind kurzfristige und langfristige Perspektiven gemeinsam zu betrachten.

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